Créer un site web dédié à une manifestation scientifique telle qu’un colloque, séminaire, conférence, congrès, workshop, … est aujourd’hui l’un des soucis et des priorités des comités d’organisation. Il est devenu l’une des premières tâches à réfléchir et réaliser après la décision de l’organisation de cet évènement scientifique.
Pourquoi créer un site web pour un colloque ou séminaire ?
Développer un site internet pour un séminaire ou un colloque permettra de :
- Promouvoir le séminaire en mettant à la disposition des internautes une idée sur tout ce qui est en relation avec cet évènement scientifique
- Informer la communauté scientifique des nouveautés et les rappeler des échéances telles que la date d’inscription, la date de soumission des articles, …
- Avoir les informations de contact nécessaires pour contacter le comité d’organisation
- Eventuellement, effectuer le paiement de l’inscription au colloque.
Que doit contenir un site web d’un séminaire ou congrès ?
Un site web d’un séminaire ou congrès est composé généralement de texte, images, vidéos, documents de différents types. Ce contenu peut être divisé en :
- Page d’accueil : Elle doit présenter les grandes lignes de l’événement, les dates, le lieu, les intervenants et les thèmes abordés.
- Page du programme détaillé de l’événement, avec les horaires, les sujets abordés, les noms des intervenants et les résumés de leurs présentations.
- Page pour les inscriptions en ligne, avec un formulaire simple et facile à remplir, et un bouton de paiement pour les frais d’inscription si nécessaire.
- Page pour les informations pratiques, avec des indications sur le lieu de l’événement, les moyens d’accès, les hôtels à proximité, les transports en commun, etc.
- Page de présentation des intervenants, avec une brève biographie, une photo et un lien vers leur site web ou leur profil professionnel.
- Page pour une galerie de photos et de vidéos pour donner un aperçu de l’ambiance de l’événement, et ajoutez des témoignages de participants des éditions précédentes si possible.
Quel type de sites web est adapté pour un site web de séminaire ?
Lorsqu’on réalise un site web pour une conférence, il est possible de le créer sous forme de :
- Site web multi-pages
- Site mono-page (Site One page)
Lequel de ces 2 formes choisir dépend du contenu éditorial que le comité d’organisation pourra fournir au développeur d’un site web d’un congrès. Si le comité d’organisation a un long contenu, il vaut mieux opter pour un site internet multi-pages. Sinon, un site one-page suffira.
Recommandations relatives à la création d’un site web évènementiel
Lorsqu’on crée un site web pour un colloque, il faut faire attention aux points suivants :
- Assurez-vous que votre site web est responsive, c’est-à-dire qu’il s’adapte à tous les types d’écrans, pour que les visiteurs puissent consulter le site sur leur ordinateur, leur smartphone ou leur tablette.
- Intégrez des boutons de partage sur les réseaux sociaux pour permettre aux participants de diffuser l’information sur leur propre compte.
- Vérifiez que la connexion est sécurisée en appliquant le HTTPS.
- Essayez de garantir une vitesse de chargement acceptable.
- Mettez à jour régulièrement ve site.
- Bien choisir le développeur de votre site web de colloque permet de vous fournir un appui technique avant le colloque, tout au long du séminaire et même après.
